Преимущества и Ловушки при мониторинге  сотрудников 

Когда он принял сотовый телефон от своего работодателя в 2005 году, Джон Хэлпин никогда и не догадывался, что его за это уволят. Но система глобального слежения (GPS) в телефоне работника  городской школы  Нью-Йорка, показала, что он снова ушел с работы раньше положенного времени. В прошлом году Департамент образования уволил его, по рекомендации судьи по административным правонарушениям.

Хэлпин, 21-летний сотрудник из школы, который наблюдал работников системы, утверждал, что в его частную жизнь вторглись, потому что он не понимал, что телефон содержит систему GPS. Судья не был сочувствующим, хотя это же система GPS показала что Хэлпин часто приходил на работу раньше на час. Судья счел, что работодатель не собирается уведомлять своих сотрудников по применению своих методов, так как возможно этот метод был использован, по причине раскрыть их неправильное поведение,» в соответствии с New York Post. «Бесспорно, сотовый телефон с GPS работодатель выдал для того, чтобы иметь возможность определить местонахождение его сотрудника.»

Несмотря на такие громкие дела, как Хэлпин, работодатели отслеживают по GPS-довольно редки, впрочем другие виды мониторинга сотрудников растут. В то время как две трети работодателей отслеживают интернет-активность их работников, менее 10 процентов используют системы GPS на транспортных средствах компании, в соответствии с «2007 электронный мониторинг и наблюдение Survey», проведенного Американской ассоциацией менеджмента (AMA) и института ePolicy .

Из опрошенных компаний, 8 процентов использовали GPS для отслеживания транспортных средств компании; 3 процента использовали GPS для мониторинга мобильных телефонов; и менее 1 процента использование GPS для мониторинга сотрудников ID / смарт-карт.

Тем не менее, случаи, такие как Хэлпин становятся все более распространенным среди работодателей, которые используют методы наблюдения. Исследование показало, работодатели принимают более дисциплинарные меры против сотрудников, которые соблюдают политику компании. Более 25 процентов из этих работодателей оштрафовали работников за злоупотребление электронной почты, и почти одна треть уволил сотрудников за злоупотребление Интернетом.

В то время как водители и другие работники автопарка могут только подумать об идее контроля, инструменты наблюдения могут предложить много преимуществ для работников и работодателей, таких как сокращение времени простоя, улучшение систем маршрутизации, и снижения рисков. В то же время, менеджеры автопарка, которые захотят рассмотреть возможность использования систем GPS, должны быть в курсе правовых ограничений и данная система должна учитывать также человеческий фактор.

 40-1-w

 

Сотрудник наблюдения тенденции

По данным опроса AMA/ePolicy,  мониторинг интернета и электронной почты являются наиболее распространенными видами средств наблюдения сотрудников — 66 процентов респондентов контролировали подключение к Интернету, и 65 процентов использовали программное обеспечение для блокирования соединений с определенными веб-сайтами, в том числе с теми, которые содержат порнографические материальные, сайты социальных сетей и спорта.

Почти 45 процентов компаний контролировали электронную почту своих сотрудников.73 процента используют технологические средства, которые автоматически проверяют электронную почту, 40 процентов нанимает  людей вручную для проверки сотрудников по электронной почте. Еще 45 процентов для проверки телефонных вызовов, и почти половина респондентов используют видеонаблюдение для борьбы с кражей, насилием и саботажем. Менее 10 процентов работодателей используют видеонаблюдение для отслеживания на рабочем месте производительности, показало исследование .

Преимущества системы GPS

Помимо минимизации правовых рисков и безопасности, использование приборов слежения в транспортных средствах и всотовых телефонах предлагает конкретную экономию для работодателей. А сотрудники — по крайней мере, честные — могут извлечь выгоду из использования GPS устройств за счет увеличения их эффективности и снижения их простоя.

Мониторинг сотрудников за нарушение дисциплины, GPS устройства могут предложить понижение должности. Например, с GPS устройства, диспетчеры могут дать водителям конкретные направления движения к месту, что позволяет экономить время и газ. Такие устройства также пригодятся, когда на дорогах аварии, пробки, для получения быстрого решения для объезда, построения оптимального маршрута.

Компании также могут стать более эффективными с помощью маршрутизации транспортного средства  через технологии отслеживания. Когда диспетчеры знают, где находится автомобиль и грузовик, они могут сориентировать, как правильно добраться до конечной точки.

Мониторинг скорости автомобиля является еще одним способом, который может сэкономить на расходах топлива при одновременном повышении безопасности. Водители, которые превышают скорость используют больше газа, что приведет к большему износу транспортного средства. Они также подвергают себя и других большему риску несчастных случаев. Отслеживая, все превышения скорости, компании проводят обучение водителей о минусах превышения скорости, и контролируют их по мере необходимости.

Менеджеры автопарка также могут повысить эффективность путем отслеживания и устранения перерывов сотрудников в рабочее время. Если сотрудники используют транспортное средство в личных целях, отслеживание GPS может этому сильно вопрепятствовать.

В случае кражи система GPS может также помочь в возвращении похищенных транспортных средств и инвентаря.

 40-2-w

Ограничения  мониторинга для сотрудника

В зависимости от обстоятельств Хэлпин доказывает, есть некоторые случаи, когда работодатели могут контролировать сотрудников без их согласия. Во многих юрисдикциях, закон по-прежнему отстает от технологии, и есть некоторые юридические серые зоны, когда дело доходит до мониторинга сотрудников.

В нескольких штатах, — наблюдение сотрудника является незаконным без его согласия. В настоящее время два государства — Коннектикут и Делавэр — требует уведомления работнику, если работодатель использует электронное наблюдение. В Коннектикуте, Калифорнии, Род-Айленде и Нью-Йорке есть законы в отношении использования работодателем видеонаблюдения. Вообще, федеральный закон позволяет работодателям отслеживать связанные с работой разговоры по телефону, использование электронной почты и других коммуникаций. Некоторые профсоюзы также подняли вопрос о GPS и других видах мониторинга сотрудников в переговорах по контрактам. Это является обязательным предметом торга, где коллективный договор находится в силе.

В любом случае, если компания рассматривает установку устройства наблюдения сотрудников, имеет смысл проверить действующие законы, чтобы видеть, какие существуют ограничения.

Обучение сотрудников минимизирует риск

Даже если закон позволяет работодателям использовать методы наблюдения без уведомления сотрудника, необходимо сообщить сотруднику о том, что он может находиться под наблюдением. Эффект того, что сотрудник будет в курсе наблюдения может помочь следующим: сотрудники будут менее склонны делать перерывы в рабочее время, уйти с работы пораньше, посетить нежелательные веб-сайты, или иным образом участвовать в неприемлемом поведении, если они знают что их действия отслеживаются.

Технология наблюдения также несет смысл «Большой Брат следит за» и может привести к злой воли среди сотрудников, которые могут в конечном итоге принять форму потенциальных судебных исков. Создавая разумные условия для сотрудников, работодатели предотвратить опасения сотрудников, наслаждаясь преимуществами технологии мониторинга.

Работодатели должны разработать конкретную и четкую политику в области мониторинга сотрудников, идет ли речь об электронной почте, использовании сотового телефона или GPS слежения. Политика должна напомнить сотрудникам, что транспортные средства компании, компьютеры, устройства связи — принадлежат работодателю и должны быть использованы для целей, связанных с работой. Компании должны также дать понять, что они оставляют за собой право отслеживать сотрудников.

Компания должна дать понять, что является приемлемым личное использование оборудование компании, и провести четкую грань относительно того, что является неуместным. Как правило, не реально, и нет юридически законной силы, чтобы запретить личное использование телефонов, интернета и т.п. в рабочее время. 

После того как компания разработала политику, уведомление сотрудникам о политике и о причинах технических средств наблюдения является следующим шагом. 

«Большинство сотрудников получают уведомления в отношении использования служебных бизнес-инструментов и конфиденциальности в первый день работы, но слишком часто они не читают их. Работодатели должны сделать больше, чем сдать в письменном виде уведомление«, сказал Мэнни Avramidis, старший вице-президент по глобальным человеческим отношениям для AMA, в своем заявлении. «Они должны воспитывать сотрудников на перспективе компании и предлагают обучение на ежегодной основе.»

Компании должны также рассмотреть вопрос о письменном соглашении в первый рабочий день или когда программа мониторинга вступает в силу. Это защищает компании в случае если работнику угрожает судебный иск за вторжение в частную жизнь или какие-либо другие вопросы, связанным с мониторингом.

Мониторинг сотрудников, безусловно, станет еще более распространенным, в связи с тем, что технология улучшается а затраты на наблюдение продолжают снижаться. Те, кто содержит автопарки, безусловно, должны рассмотреть преимущества, они могут их извлечь из технологии наблюдения в компьютерах компании и систем GPS в автомобилях, грузовиках, и сотовых телефонах. В то же время, работодатели должны иметь в виду, что закон не стоит на месте, и это имеет смысл для того, чтобы ознакомиться что является законным в каждом государстве.